Mistr úřední korespondence? S naším vzorem úředního dopisu hračka!

Co je úřední dopis?

Úřední dopisy jsou nezbytnou součástí formální komunikace, kterou využíváme při jednání s úřady nebo institucemi. Potřebujeme je také při důležité korespondenci mezi jednotlivci, kdy je nutné zachovat oficiální ráz. Každý takový dopis musí být jasný, stručný a především formální.

Pokud si nejste jistí, jak správně úřední dopis napsat, můžete využít připravený vzor. Ten vám ukáže, kam umístit všechny povinné náležitosti - od kontaktních údajů odesílatele a příjemce přes datum a předmět dopisu až po závěrečný podpis. Když dodržíte správnou strukturu a vyjádříte se srozumitelně, významně tím usnadníte celý proces vyřizování. Ať už píšete žádost, stížnost nebo třeba výpověď, vždy najdete vzor přizpůsobený přesně vašim potřebám.

Struktura úředního dopisu

Když píšeme úřední dopis, je potřeba dodržet určitá pravidla, aby byl správně pochopen a splňoval všechny náležitosti. Takový dopis má svoji osvědčenou podobu, kterou úřady dobře znají a očekávají. Nejdřív napíšeme svoje údaje jako odesílatele a pak komu dopis posíláme včetně adresy. Pak přijde na řadu datum a místo, kde jsme dopis napsali. Je důležité hned na začátku jasně říct, o co v dopise jde - tomu říkáme předmět dopisu. Pak následuje hlavní část, kde píšeme samotný obsah dopisu. Ten by měl být napsaný jednoduše a srozumitelně, rozdělený do menších celků. Na konci shrneme, co vlastně od úřadu chceme nebo co mu sdělujeme. Připojíme seznam příloh, pokud nějaké máme. Nakonec přidáme zdvořilé rozloučení a podepíšeme se. Pokud si nejste jistí, jak přesně má dopis vypadat, můžete si najít vzory na internetu nebo v různých příručkách.

Oslovení a tituly

Správné oslovení v úředním dopise je naprosto zásadní věc. Když píšeme někomu oficiální dopis, musíme dbát na to, jak dotyčného oslovíme - je to známka slušnosti a profesionality.

Tituly se vždycky píšou celé, žádné zkratky. Dáváme je před jméno a příjmení. Když má někdo více titulů, stačí napsat ten nejvyšší. Třeba když píšeme panu profesorovi doktorovi Novákovi, stačí napsat Vážený pane profesore Nováku.

Někdy se může stát, že podle jména nepoznáme, jestli píšeme muži nebo ženě. To je lepší si nejdřív zjistit, ať se vyhneme trapasu. Když si fakt nejsme jistí, můžeme to napsat neutrálně - třeba Vážená paní/pane Nováková/ý.

Tohle všechno jsou vlastně základní pravidla slušnosti v úřední komunikaci. I když máme k dispozici vzory úředních dopisů, je dobré znát tyhle základní věci. Ukazuje to, že víme, co se sluší a patří, a že si adresáta vážíme.

Jasná a stručná formulace

Když píšete úřední dopis, je dobré držet se několika osvědčených pravidel. Nejdůležitější věci napište hned na začátek, ať příjemce hned ví, o co jde. Pište jednoduše a jasně - není třeba používat složité věty nebo odborné výrazy. Čím srozumitelnější text bude, tím lépe.

Vlastnost	Vzor úředního dopisu
Jazyk	Čeština
Dostupnost online	Ano

Na internetu najdete spoustu vzorů úředních dopisů, které vám můžou pomoct. Berte je ale jen jako inspiraci a přizpůsobte si je podle svých potřeb. Každý dopis je jiný a měl by odpovídat konkrétní situaci i člověku, kterému píšete.

Když se budete držet těchto jednoduchých rad, váš dopis bude působit profesionálně a každý mu bez problémů porozumí. Není na tom nic složitého - stačí psát věcně, srozumitelně a k věci.

Důležité informace a přílohy

Když potřebujete napsat úřední dopis, je fajn mít po ruce osvědčený vzor, který vám ukáže, jak na to. Dobře napsaný a správně upravený dopis vám pomůže vyřídit všechno potřebné na úřadech bez zbytečných komplikací. Je důležité dát si pozor i na maličkosti - třeba jak koho oslovit nebo jak dopis správně formátovat. Jinak se může stát, že se vyřízení vaší žádosti zbytečně protáhne. Proto je lepší podívat se na nějaký vzor a zkontrolovat, jestli máte v dopise všechno, co tam má být. Taky nezapomeňte přiložit všechny potřebné dokumenty. Napište seznam příloh a očíslujte je, ať se v tom každý dobře vyzná.

Zdvořilé zakončení

Správné ukončení formálního dopisu má stejnou váhu jako jeho obsah - je to totiž to poslední, co si příjemce přečte a zapamatuje. Proto je důležité zvolit vhodnou závěrečnou formulaci, která odpovídá charakteru dopisu i vašemu vztahu s adresátem.

V běžné úřední korespondenci se nejčastěji setkáte s formulacemi S pozdravem nebo S úctou. Jsou to osvědčené varianty, které se hodí prakticky do každého formálního dopisu - nejsou ani přehnaně formální, ani příliš osobní.

Pokud píšete dopis, ve kterém o něco žádáte nebo potřebujete odpověď, je vhodné zvolit zakončení typu Děkuji za Váš čas a pozornost či Předem děkuji za Vaši odpověď. Tím dáváte najevo svou zdvořilost a uznání vůči adresátovi.

Pod závěrečnou frází nezapomeňte uvést své jméno a příjmení, v případě tištěného dopisu připojte i vlastnoruční podpis. U elektronické verze stačí jen jméno a příjmení pod zvolenou závěrečnou formulací.

Ukázkový vzor úředního dopisu

Když potřebujete napsat úřední dopis a nejste si jistí, jak na to, určitě se vám bude hodit kvalitní vzor. Na internetu sice najdete spoustu různých šablon, ale je lepší se držet ověřených zdrojů. Každý správný úřední dopis musí mít přehlednou strukturu - nahoře uvedete svoje údaje, pak adresu toho, komu píšete, datum a předmět. Text dopisu by měl být jasný a srozumitelný. Nesmíte zapomenout na zdvořilé oslovení na začátku a rozloučení na konci. Pokud chcete něco zdůraznit, klidně použijte odrážky. Samozřejmostí je vlastnoruční podpis a seznam příloh, pokud nějaké přikládáte. S dobrým vzorem úředního dopisu zvládnete komunikaci s úřady levou zadní.